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Attività di vigilanza e audit 231 per evitare sanzioni all’azienda

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I Modelli Organizzativi 231 nascono con lo scopo di fornire procedure, protocolli, modalità di gestione delle risorse, obblighi di informazione e un sistema disciplinare idoneo all’interno dell’azienda. Così facendo viene delineato, appunto, un modello da seguire per il personale, i datori di lavoro, i manager e tutti i lavoratori interni all’azienda ed è possibile escludere la responsabilità dell’Ente in caso di reati commessi dai lavoratori. Ma, come accade in ogni settore, se non si vigila sul rispetto delle regole il rischio che esse vengano violate aumenta di minuto in minuto.

Like-FB-GLConsulting2bisPer questo motivo il Dlgs 231 prevede che “il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei Modelli, di curare il loro aggiornamento” venga affidato “a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo”, ovvero l’Organismo di Vigilanza. L’OdV ha diversi compiti all’interno dell’azienda e per supportare il suo operato e ottenere un controllo tangibile troviamo una serie attività parallele che rivestono una grande importanza.

Tra queste individuiamo gli audit, che vengono organizzati a partire da un piano periodico e che consentono una certa continuità sulle verifiche sia dell’ambiente di riferimento, sia sul livello di formazione del personale. L’audit 231 permette quindi di controllare cosa avviene in azienda e di valutare l’efficacia dello strumento organizzativo, aggiornando l’elenco dei rischi predisposti in origine e pianificando attività extra sulle singole segnalazioni.

Oltre all’auditing troviamo una serie di attività di vigilanza a supporto, che garantiscono il monitoraggio dell’efficacia del Modello:

  • Autocertificazioni ad opera dei soggetti che ricoprono posizioni strategiche all’interno dell’organizzazione;
  • Analisi di dati contabili ed amministrativi,
  • Analisi delle non conformità emesse da altre strutture aziendali o da organismi esterni durante ispezioni/controlli/certificazioni/vetting;
  • Analisi dei reclami circa le prestazioni o le attività dell’azienda;
  • Analisi delle rilevazioni automatiche dei sistemi informatici aziendali che segnalino anomalie, operazioni a rischio e che forniscano report sulle attività svolte.

Oltre a questi controlli, la vigilanza può essere effettuata anche mediante un confronto diretto tra le procedure e i comportamenti adottati in azienda e quelli previsti dal Modello 231. È fondamentale che le eventuali non conformità rilevate mediante questi strumenti vengano segnalate mediante raccomandazioni e corrette secondo le attività previste e mappate dall’Organismo. Vuoi organizzare un audit per la tua azienda? Cerchi membri esterni per l’Organismo di Vigilanza? Contattaci!

 

[Fonti: Mondo231.it, Consulenza231.wordpress.com]

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