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L’account email dell’ex dipendente deve essere chiuso se contiene il nome

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Il Provvedimento 450/2015 del Garante Privacy ricorda a tutti i datori di lavoro che l’account di posta elettronica contenente il nome di un dipendente non può essere utilizzato una volta che quest’ultimo, per qualsiasi motivo, lascia l’azienda. Per evitare di perdere informazioni o comunicazioni rilevanti è quindi importante che clienti, fornitori, colleghi ed eventuali altre figure coinvolte vengano informate della chiusura dell’account. Anche l’inserimento di un inoltro automatico sulla mail di un collega, infatti, costituisce una violazione che non viene ammessa dal Codice Privacy.

Il Garante è stato interpellato da alcuni ex dipendenti di un’azienda che hanno avanzato un reclamo dopo aver scoperto che il loro datore di lavoro continuava ad utilizzare il loro account di posta elettronica nonostante loro non lavorassero più lì.

Le indagini del Garante hanno dimostrato che la società avesse:

  • Raccolto e prodotto in giudizio copie di email scambiate sugli account degli ex dipendenti;
  • Acquisito copie di email che contenevano dati esterni e di terze parti inviate anche in date precedenti quella delle dimissioni degli impiegati;
  • Mancato di adottare una policy aziendale sull’utilizzo della posta elettronica.

Inoltre, l’azienda aveva comunicato agli ex dipendenti che le caselle sarebbero state chiuse, mentre ciò non è avvenuto. Al contrario, tutte le email ricevute in seguito su quegli indirizzi sono state automaticamente inoltrate ad altri utenti che hanno potuto ovviamente leggerne e controllarne il contenuto.Like-FB-GLConsulting2bis

Ad aggravare la situazione dell’azienda è sicuramente il fatto che i lavoratori interessati non siano stati informati di tutto ciò. Ecco perché il Garante ha condannato l’operato della società. Se è vero che il datore di lavoro può verificare l’adempimento della prestazione lavorativa nonché il corretto utilizzo degli strumenti aziendali, è altrettanto vero che il lavoratore deve essere informato in modo puntuale e dettagliato.

Infine, gli account di posta che contengono il nome di un dipendente (es. nome.cognome@azienda.it) devono essere disattivati e rimossi dopo la cessazione del rapporto di lavoro.

[Fonti: Federprivacy.it]

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