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Quali elementi assicurano l’autonomia e l’indipendenza dell’Odv?

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L’Organismo di Vigilanza è un organo estremamente delicato all’interno di una società. Per poter vigilare su:

  • il funzionamento
  • l’osservanza
  • l’aggiornamento
  • l’effettiva capacità di prevenire la commissione dei reati previsti dal D. Lgs. 231/2001

del Modello di Organizzazione e Gestione, ha la necessità di definire autonomamente la propria operatività. Come suggerito da Confindustria, non è opportuno quindi che il suo Regolamento sia redatto e approvato da organi societari differenti, in quanto ciò potrebbe metterne in dubbio proprio la necessaria caratteristica d’indipendenza.

Poichè il Regolamento è predisposto e approvato dall’Organismo al fine di auto-regolamentare il proprio funzionamento, devono essere escluse tutte le attività preesistenti all’OdV stesso e quelle non rientranti in tale ambito.

Quali elementi sono da inserire nel Regolamento per assicurarne l’autonomia e l’indipendenza? Cosa invece escludere?

1. Creazione dell’OdV Nel MOG

Il Consiglio di Amministrazione è, generalmente, l’organo manageriale adibito alla progettazione dell’OdV. La definizione della complessità organizzativa, delle dimensioni e del profilo di rischio ecc., sono finalizzate a rendere l’OdV  “adeguato” all’ente. Definire questi aspetti nel Modello di Organizzazione e Gestione (MOG) e non nel Regolamento (come spesso accade) , impedisce all’OdV stesso di intervenire sulla propria struttura.

2. Flussi Informativi – Nel MOG

La legislazione prevede uno specifico obbligo di informazione nei confronti dell’OdV. E’ importante, pertanto, che siano predisposti idonei strumenti per consentire che vi siano costanti flussi informativi e buoni rapporti con gli altri organi societari, in modo tale da permettere all’OdV di gestire le segnalazioni tempestivamente. Anche in questo caso sarà il Modello di Organizzazione e Gestione (MOG) e non il Regolamento, a contenere tali disposizioni interne. Il trattamento delle segnalazioni pervenute invece, potrà essere disciplinato nel Regolamento.

3. Composizione e Riunioni - Nel Regolamento

È opportuno che nel Regolamento trovino disciplina le modalità di elezione del Presidente e cosa fare nel caso in cui egli sia temporaneamente assente. Inoltre è consigliabile prevedere la facoltà di estendere l’invito a partecipare alle riunioni a soggetti estranei all’OdV, laddove ciò risulti funzionale allo svolgimento dei lavori.
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Dovrebbe inoltre essere previsto nel Regolamento il numero e la frequenza minima delle riunioni e le modalità di svolgimento. Infatti è necessario che la periodicità delle riunioni stesse sia adeguata rispetto alla complessità dell’organizzazione, alla storia dell’Ente, al contesto.

4. Conflitto di interessi - Nel Regolamento

In conformità ai principi di autonomia e indipendenza, è bene che il Regolamento stabilisca la condotta da tenere (ad esempio: comunicazione e astensione) nel caso in cui un componente dell’OdV versi in una situazione di conflitto di interessi, attuale o potenziale, rispetto a una questione che investe l’operatività dell’OdV o ad una delibera da adottare.

5. Voto - Nel Regolamento

E’ importante che si definiscano nel Regolamento i meccanismi di voto affinché si possa giungere in ogni caso a una deliberazione (ad esempio, l’attribuzione a ciascun componente dell’OdV del diritto a un voto, e un peso diverso al voto del Presidente in caso di parità).

6. Budget - Prevalentemente nel MOG

L’attribuzione del budget è generalmente prevista dal Modello e l’entità è oggetto di specifica delibera dell’organo amministrativo, ma in sede di Regolamento possono essere invece disciplinate le modalità operative di gestione delle risorse finanziarie assegnate, anche con riferimento al verificarsi di situazioni di emergenza che richiedono supporti esterni o in caso di spesa che eccede i limiti del budget. In tali ipotesi la necessità di ricorrere al budget è opportuno sia motivata, adeguatamente discussa e approvata dall’OdV.

7. Pianificazione delle attività - Nel Regolamento

La pianificazione delle attività dell’OdV deve essere coerente e commisurata ai requisiti del Modello e alle caratteristiche dell’Ente. Potrebbe essere utile che l’OdV definisca nel Regolamento le linee guida della programmazione della propria attività in termini di tipologia, pianificazione temporale, possibilità di revisione delle attività in funzione di criticità emerse in corso d’esercizio.

 

In conclusione, nel Modello di Organizzazione e Gestione devono essere contenute:

  • tutte le definizioni atte a identificare caratteri e funzioni di un OdV adeguato alla specificità dell’Ente
  • tutte le prescrizioni dirette ad assicurare che l’OdV medesimo possa espletare i propri compiti con le finalità previste dal Decreto Lgs 231/2001

Invece, il Regolamento dovrebbe invece dettagliare i profili di funzionamento operativo dell’OdV, garantendone l’imparzialità e l’indipendenza.

 

[Fonte: Aodv231.it]

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